La tecnología al servicio de las empresas
Las grandes empresas gestionan una gran cantidad de datos cada día. Diversos departamentos se encargan de varias tareas, y entre tanto flujo de información, quedan algunos cabos sueltos. Entre esos cabos sueltos aparecen errores y sobrecostes en las facturas de servicios de telecomunicaciones (telefonía e internet), que según la empresa Teamnet, se dan por la aplicación incorrecta de las condiciones comerciales entre las compañías y las operadoras. Estos errores pueden llevar a las empresas a pagar miles o millones de euros innecesarios.
Para evitar este gasto indebido hay tecnología que gestionan la información. Es el concepto de Telecom Expense Management (TEM), consolidado en Estados Unidos pero que aún no ha madurado en España.
Teamnet, una empresa que aplica el Telecom Expense Management para diversas empresas pertenecientes al IBEX 35 en España, señala que las compañías podrían ahorrar un 30% en sus facturas de telefonía e internet su gestionaran esa partida de gasto.
Teamnet se basa en los datos recabados durante los cinco años que lleva especializada en servicios y soluciones tecnológicas para la gestión eficiente y automatizada del gasto empresarial. Según este análisis, las facturas en telefonía que manejan las grandes compañías no se corresponden con las condiciones comerciales de precios o de descuentos firmadas con las operadoras.
El estudio apunta que el consumo de teléfono y de datos diario en las grandes empresas también es un problema para las operadoras, que en muchos casos tiene dificultades técnicas para aplicar las tarifas. Desde Teamnet destacan que este tipo de problema se manifiesta en las compañías muy grandes, por su volumen de empleados.
«Las compañías actualmente no pueden comprobar ni contrastar sus facturas en telecomunicaciones como sí sucede con otros aprovisionamiento más controlables. Lo habitual es confiar en que la cuantía es correcta y proceder con el pago», ha dicho Javier Cid de Quevedo, CEO de Teamnet.
Las empresas caen en estos errores al no confiar en herramientas tecnológicas que simplifiquen el proceso, por desconocimiento, falta de atención o de recursos destinados para la tarea de revisar a fondo los consumos facturados. Las herramientas tecnológicas de Telecom Expense Management se encarga de que la empresa pague sólo lo que consume.
Desde Teamnet destacan que la gestión del gasto en telefonía debería ser un punto importante para la empresa, ya que en los últimos años el gasto en comunicación ha aumentado entre un 15 y 20%. En España ya se empiezan a desarrollar y a aplicar soluciones tecnológicas en TEM como INFOCOM 2014.
«Tips» útiles para revisar la factura
– Utilice una herramienta que permite encontrar de forma automática los errores comunes que se generan en las facturas.
– Negocie con las operadoras tarifas específicas, según la tipología de tráfico de la empresa.
– Mantenga el inventario actualizado. Revise las líneas teléfonicas que se usan y las que no. Comprobará así si la facturación coincide sólo con las líneas que deberían estar dadas de alta.
– Analice el grado de utilización de las líneas. Al conocer estos datos puede optimizar los recursos que infrautilizado.
– Conozca el consumo telefónico de cada línea para hacer posible el reparto de costes por unidades funcionales y proyectos.
– Controle y analice el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) firmados con las operadoras para asegurar la calidad de los servicios y hacer efectivas las correspondientes penalizaciones en caso de incumplimiento.
