Calendly te ayuda a programar reuniones de manera profesional y eficiente

Programar reuniones en cualquier puesto de trabajo puede resultar agotador para muchos ejecutivos, managers y empleados. A veces se requiere esfuerzo y, aunque productivas, algunas llegan a tomar más tiempo de lo necesario.

En esos factores pensaba Tope Awotona cuando decidió crear una herramienta para agilizar y organizar el calendario laboral en las reuniones, un proceso que, según explicó, cuenta de tres momentos: “programación, preparación y seguimiento”.

“A esto lo llamamos ‘el ciclo de vida de la reunión’. Y la automatización va a cambiar las tres fases”, dijo el emprendedor de 40 años y origen nigeriano, en una entrevista con la revista Inc esta semana.

Awotona lanzó el servicio de Calendly en 2013 porque sentía que la programación del calendario laboral era muy difícil. No era el único; para 2021, la herramienta había logrado una valoración de $ 3 mil millones.

Ahora, con cuarteles generales en Atlanta, Georgia, y armado con datos de sus más de 10 millones de usuarios, Awotona está convencido de que las reuniones del futuro serán completamente diferentes.

“Hoy en día, la mayoría de las personas no están preparadas para las reuniones, y no es porque no quieran estarlo. La información necesaria existe en muchos lugares diferentes: en su CRM (estrategia de gestión de relaciones con los clientes), su correo electrónico, LinkedIn e incluso en artículos que aún no ha leído”, explicó.

Pero, en el futuro, agregó, “todas esas cosas se fusionarán en una sola herramienta”.

Cuál es su secreto

En 2013 y con toda la confianza del mundo en su proyecto, Awotona “saqueó” su cuenta bancaria y su plan de retiro 401(k) para fundar Calendly. Anteriormente, había renunciado a un trabajo estable en Dell EMC, y se lanzó a pedir préstamos para pequeñas empresas.

“Eventualmente, me quedé sin dinero y comencé a buscar financiación de capital de riesgo”, contó a la Revista Inc: “Tenía un producto que funcionaba y clientes que lo usaban, y todos dijeron que no”.

Awotona quería demostrarles que estaban equivocados. “Toda la experiencia me hizo odiar recaudar dinero. Pero me obligó a volverme ingenioso, rudimentario y maniáticamente concentrado. Aprendí a estirar cada dólar”, dijo.

La empresa ha sido rentable desde 2016 y él es el propietario mayoritario.

Las reuniones del futuro

Calendly está a punto de adoptar la toma de notas automatizada a partir de grabaciones y transcripciones de reuniones. “Tener transcripciones permitirá a la gente prepararse mejor para futuras reuniones, y también podremos emplear esas notas para desencadenar acciones”, señaló.

Por ejemplo, explicó, las invitaciones a reuniones podrían enviarse automáticamente si alguien finaliza una reunión diciendo: “Oye, queremos reunirnos nuevamente en dos semanas”.

Para Awotona, la mayoría de las personas no son buenas para saber cómo distribuyen su tiempo. Pero su producto las ayuda a decidir “estas son mis prioridades para los próximos tres meses; ayúdame a asignar mi tiempo para lograr estos objetivos”.

“Entonces, cuando recibo una solicitud de reunión, esa herramienta podría decirme: ‘No tienes tiempo para esta reunión, porque necesita todas las horas que le quedan en la semana para lograr este otro objetivo’”.

Estas herramientas, que también servirán para la capacitación de los empleados, podrían estar al tanto de una agenda faltante antes de una reunión, o después avisar: “Diez personas asistieron a esa reunión, pero solo dos hablaron; ¿realmente necesitaba a las otras ocho personas?” O, “Esa reunión duró 50 minutos, y 10 de ella fueron solo personas que intentaban encontrar un documento; podría haberse ahorrado 20 minutos si hubiera enviado el documento con anticipación”.

Después de todo, las personas, empresas y organizaciones que tendrán éxito son aquellas que valoran el tiempo, su recurso más preciado, y lo utilizan de manera eficiente.

“Para tener éxito en una economía basada en el tiempo, necesitaremos adoptar tecnología y servicios que restablezcan el valor de la conexión humana y nos ayuden a recuperarlo”, dijo Awotona.

Los clientes potenciales pueden programar reuniones con tan solo unos clics, siempre en el momento oportuno. Y se reducen las cancelaciones porque la reprogramación es fácil, rápida y según sus propias condiciones. Para más información puedes visitar su Web Oficial.